○大口町立学校文書取扱規程
令和5年3月24日
教委訓令第1号
大口町立学校文書管理規程(平成12年大口町教育委員会訓令第3号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、大口町立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱について必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 受領文書、発送文書、校内文書、公簿及び電磁的記録をいう。
(2) 受領文書又は発送文書 学校名又は校長名で受領又は発送する文書をいう。
(3) 校内文書 職員が職務上作成する文書をいう。
(4) 公簿 法令その他の規定により作成し、常備する諸帳簿又は表簿をいう。
(5) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。
(6) 文書管理システム 電子計算機を用いて文書の起案、収受、決裁、回議、保存、廃棄等を行うためのシステムをいう。
(文書の取扱原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(校長の職務)
第4条 校長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。
2 校長は、当該学校における文書の整理、保管及び保存の状況を常に把握し、文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。
(文書事務取扱主任)
第5条 学校に文書事務取扱主任を置き、事務職員をもって充てる。
2 文書事務取扱主任は、当該学校における文書の収受、発送、整理、保管、保存、廃棄その他文書事務を処理する。
(文書番号)
第6条 文書の番号は、毎年4月1日を起番として付するものとする。
(文書の受領、収受及び配布)
第7条 文書事務取扱主任は、学校に到着した文書(ファクシミリ又は電子メールによる文書を含む。)を次により処理しなければならない。
(1) 文書はすべて開封し、余白に受付印及び供覧印を押し、必要な事項を文書管理システムに登録しなければならない。ただし、定例又は軽易な文書(以下「軽易な文書」という。)については、これらの手続きを省略することができる。
(2) 前項の規定に関わらず、親展文書、書留郵便物、簡易書留郵便物、配達証明郵便物、その他の特殊取扱郵便物は、封をしたまま受取人に配布する。
(3) 収受の手続きを経た文書は、直ちに当該文書を校長の閲覧に供さなければならない。ただし、軽易な文書であらかじめ校長が指定したものは、これを省略することができる。
(文書の処理)
第8条 校長は、受領した文書の内容を確認し、担当の係に対し直ちに処理するよう指示しなければならない。
2 大口町情報公開条例(平成11年大口町条例第28号。以下「情報公開条例」という。)の規定により、文書事務取扱主任は、収受文書に、公開の区分、非公開理由及びその基準を次により、記入するものとする。
(1) 公開の区分は、公開、部分公開及び非公開のいずれかを記入する。ただし、情報公開条例第10条に規定する情報存否応答拒否に該当する場合については、その旨を、現在は非公開のもので期日が到達することにより公開ができるものについては、その旨及び期日を欄外に記入する。
(2) 非公開理由は、情報公開条例に規定する当該条号を記入する。
(3) 公開又は非公開の判断基準は、別に定める公開又は非公開の判断基準等に基づき記入する。
(起案)
第9条 事案の起案は、起案書(様式第1)を用いるものとする。ただし、軽易なものについては、当該収受文書等の余白に朱書して処理することができる。
(起案の要領)
第10条 文章は、平易簡明に、文字は正確に書くものとする。
3 金額その他重要な箇所を訂正したときは、その箇所に署名又は押印するものとする。
4 起案文書には、必要に応じ起案理由、参照条文その他参考事項を付記し、又は関係書類を添付するものとする。
5 当該起案が収受文書に基づくものであるときは、その収受文書を添えるものとする。
(文書の日付)
第11条 文書の日付は、施行の日とする。
(文書の発信者)
第12条 文書の発信者名は、校長名とする。ただし、軽易な文書は学校名を用いることができる。
(回議)
第13条 起案文書は、起案者から順次決裁権者に回議し、その決裁を受けなければならない。
(秘密文書等の取扱い)
第14条 秘密を要する文書及び緊急を要する文書は、持ち回りで回議又は合議をしなければならない。
(不在処理の方法)
第15条 代決者が事務を代決したときは、「代」と記入し、署名その他の行為をするものとする。この場合において、後閲を必要とするときは、「後閲」と記入し決裁権者の登校後直ちに閲覧に供するものとする。
2 急を要する起案文書で、決裁権者以外の上司が不在のときは、「不在」と記入して回議するものとする。この場合において重要なものについては、起案者において後閲の手続をしなければならない。
(文書記号及び番号)
第16条 発送する文書は、文書管理システムに所定の事項を入力し、記号及び番号を付さなければならない
2 前項に規定する記号は、次に定めるところによる。
大口南小学校 | 大南小 |
大口北小学校 | 大北小 |
大口西小学校 | 大西小 |
大口中学校 | 大中 |
(公印)
第17条 施行を要する文書には、公印を押さなければならない。ただし、町の教育委員会、学校に発する文書及び軽易な文書については公印を省略することができる。
(割印及び契印)
第18条 特に重要と思われる文書については、割印及び契印をしなければならない。
(文書の発送等)
第19条 文書の発送は、郵送、使送の方法、ファクシミリ、電子メールの方法等確実な方法により発送又は発信しなければならない。ただし、ファクシミリ又は電子メールによることができる文書は、第17条ただし書きの規定により公印を省略できる文書とする。
(文書整理の原則)
第20条 文書は常に整理し、必要な文書を必要なときに直ちに取り出せるようにしなければならない。
(未処理文書の整理)
第21条 未処理文書は、離散しないようにその所在及び経緯を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理編集)
第22条 完結文書は、次に定めるところにより整理編集しなければならない。
(1) 文書は、原則として年度別及び保存年限別に区分し編集すること。
(2) 保存年限を異にする文書を一括して編集するときは、長期のものに編集すること。
(3) 編集は、文書量により必要に応じて分冊又は合冊すること。
(4) 紙数の都合等により2年度以上にわたる文書を1冊にするときは、区分紙を用いて年度の区分を明らかにすること。
(5) 編集した文書には、背表紙をつけること。
(6) 資料、図面、書籍等で文書とともに編集できないものは、箱又は袋等に入れて整理すること。
(保存年限)
第23条 文書の保存年限は、次の区分のとおりとする。ただし、法令等の規定によって当該文書の保存年限が定められている場合はこの限りでない。
(1) 重要な文書のうち学校の沿革に関する文書 永年保存
(2) 重要な文書 10年保存
(3) 学校運営の施策に関する文書 5年保存
(4) 軽易な文書 1年保存
2 文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(文書の分類)
第24条 文書の保存年限による分類は、別に定める保存文書分類表によるものとする。
(簿冊の置き換え)
第25条 文書事務取扱主任は、保存起算日から起算して1年を経過する文書について、3月末日までに当該文書を校長の指示する場所に置き換えなければならない。
2 前項の規定に関わらず、次に掲げる文書については、引き続き職員室に置くことができる。
(1) 職務の遂行に著しい支障が生じる等の理由により置き換えが適当でないと校長が判断した文書
(2) 学校において常時使用し、事務処理上常備する必要がある文書
(文書の保存)
第26条 文書事務取扱主任は、文書を保存期間が満了するまで指定する場所に保存しなくてはならない。
(文書の廃棄)
第27条 10年保存、5年保存及び1年保存の文書で、保存年限を経過したものについては、速やかに廃棄処分するものとする。
2 文書事務取扱主任は、保存年限を経過した文書であっても引き続き保存の必要があると認められるものについては、校長と協議のうえ更に保存年限を延長することができる。
3 保存期間中の文書であっても、保存の必要がないと認められるものは、第1項に準じて廃棄処分することができる。
(その他必要事項)
第28条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は教育委員会が定める。
附則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
