2　文書は、文書管理システムに登録して処理しなければならない。ただし、文書管理システムに登録することにより効率的かつ円滑な事務の執行に著しい支障をきたすことが明らかな場合は、この限りでない。

2　文書主任は、当該課の課長の指名する者とする。

3　文書主任は、当該課における文書の収受、発送、整理、保管、保存その他文書事務を処理する。

2　勤務時間外に到着した文書は、大口町当直規程(昭和51年大口町訓令第2号)の定めるところにより、緊急の処理を必要とするものを除き、すべて行政課長に引き継がなければならない。

3　郵便料金が未払又は不足である郵便物は、行政課長が公務に関すると認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って受領することができる。

2　課長は、自ら処理するものを除き、担当の係に対し直ちに処理するよう指示しなければならない。

3　重要又は異例の文書については、上司に一応供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

4　文書主任は、他の課に関係のある文書の配布を受けたときは、関係課に供覧し、必要に応じその写を送付する等適切に処理しなければならない。

5　大口町情報公開条例(平成11年大口町条例第28号)(以下「情報公開条例」という。)の施行に伴い、文書主任は、収受文書に、公開の区分、非公開理由及びその基準を次により、記入するものとする。

2　事案の起案は、文書管理システムに入力することにより作成した起案用紙(様式第4)を用いるものとする。ただし、照会、回答その他軽易なものについては、当該収受文書等の余白に朱書して処理することができる。

3　前2項の規定にかかわらず、文書管理システムの利用により難い場合は、他の方法により起案することができる。

2　情報公開条例の施行に伴い、起案者は、起案文書に公開の区分、非公開理由及びその基準を記入するものとし、その記入方法については、第12条第5項と同様とする。

3　金額その他重要な箇所を訂正したときは、その箇所に署名又は押印するものとする。

4　起案文書には、必要に応じ起案理由、参照条文その他参考事項を付記し、又は関係書類を添付するものとする。

5　当該起案が収受文書に基づくものであるときは、その収受文書を添えるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、本町の機関に発する文書は、副町長名、部長名又は課長名を用いることができる。

2　合議は、必要かつ最小限の範囲にとどめ、事務処理の促進に努めなければならない。

2　急を要する起案文書で、決裁権者以外の上司が不在のときは、「不在」と記入して回議するものとする。この場合において重要なものについては、起案者において後閲の手続をしなければならない。

2　電子署名を付与すべき者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

3　第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

2　書留等特殊取扱郵便物は、その旨表示しなければならない。

3　電報は、主務課において発信するものとする。ただし、電話による発信を行った場合は、発信先、料金等を速やかに行政課へ報告しなければならない。

4　ファクシミリ又は電子メールによる文書は、主務課において発信の手続きをしなければならない。ただし、ファクシミリ又は電子メールによることができる文書は、第24条ただし書の規定により公印を省略できる文書とする。

2　郵送は、料金後納扱いによるものとし、料金後納郵便物差出票(様式第7)に必要事項を記載し、発送しなければならない。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は郵便はがきを使用することができる。

3　郵便切手又は郵便はがきを使用したときは、郵便切手等収支簿(様式第8)に必要事項を記載し、その出納を明らかにしておかなければならない。

2　文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

3　前2項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、保存年限が満了した場合においても、それぞれ当該各号に定める期間が満了する日までの間保存するものとする。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が満了するいずれか遅い日までの間保存期間を延長するものとする。

2　行政課長は、引継ぎを受けた保存文書の件名等を文書管理システムにより必要な事項を記録し、又は保存文書台帳(様式第11)に記載し、文書の所在を明らかにしておかなければならない。

2　行政課長が管理する20年保存及び10年保存の文書で、保存年限を経過したものは、行政課長が主務課長に協議の上廃棄処分するものとし、文書管理システムにより必要な事項を記録し、又は保存文書台帳に廃棄年月日を記載しなければならない。

3　主務課長は、保存年限を経過した文書であっても、引き続き保存の必要があると認められるものについては、行政課長と協議のうえ更に保存年限を延長することができる。

4　保存期間中の文書であっても、保存の必要がないと認められるものは、第1項及び第2項に準じて廃棄処分することができる。

2　生涯学習課長は、歴史公文書が損傷等により必要があると認めるときは、当該歴史公文書を複製し保存することができる。

2　生涯学習課長は、前項の規定により作成した目録を執務室に備えること等により一般の閲覧に供しなければならない。

2　前項の場合において、町長は、申請書に不備があると認めるときは、申請者に対しその補正を求めることができる。

3　町長は、申請書を受理したときは、歴史公文書閲覧許可通知書(様式第15)により申請者に通知しなければならない。

1　この訓令は、平成元年4月1日から施行する。

2　大口町文書事務取扱規程(昭和48年大口町規程第5号)は、廃止する。

3　昭和58年度から昭和63年度までに完結した保存文書の引継ぎについては、第36条の規定にかかわらず、別に定めるところによる。

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月26日から施行し、改正後の大口町文書取扱規程の規定は、平成8年4月1日から適用する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この規程は、平成12年4月1日から施行する。

1　この規程は、平成13年6月1日から施行する。

2　この規程施行の際、改正前の大口町文書取扱規程の規定による様式第4及び様式第5については、当分の間使用できるものとする。

この規程は、告示の日から施行し、平成14年4月1日から適用する。

1　この規程は、告示の日から施行する。ただし、第2条の規定は、同年7月1日から施行する。

2　この規程による改正前の大口町文書取扱規程の規定による様式第4については、当分の間使用できるものとする。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、告示の日から施行し、改正後の別表の規定は、平成16年7月1日から適用する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、告示の日から施行し、改正後の大口町文書取扱規程の規定は、平成23年4月1日から適用する。

この訓令は、告示の日から施行、改正後の大口町文書取扱規程の規定は、平成24年4月1日から適用する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年10月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和2年1月14日から施行する。

2　この訓令による改正前の大口町文書取扱規程の規定による様式第3から様式第5まで及び様式第9については、改正後の大口町文書取扱規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができるものとする。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年10月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　前項の規定にかかわらず、この訓令の施行の日前に作成し、又は取得した公文書のうち永年保存に該当するものの保存期間は、20年とする。この場合において、保存期間を満了してなお保存しているものについては、第40条の規定の例により取り扱うものとする。

この訓令は、公布の日から施行する。